1Identiteit en toepasselijkheid
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de bedrijfsactiviteiten van Trefzeker Adviesgroep B.V. (hierna: “Trefzeker”), waaronder het gebruik van zijn websites en landingspagina’s, bespaarchecks, energievergelijkingen, bemiddeling bij energiecontracten, telefonische commerciële benadering, abonnementen, collectieve inkooprondes, verbruiksanalyses, factuurcontroles, online klantomgeving, betalingen, administratie en daarmee samenhangende dienstverlening.
Trefzeker Adviesgroep B.V., gevestigd aan Wisselwerking 40-42, 1112 XR te Diemen en ingeschreven in het Handelsregister onder KvK-nummer 92919197, is in het kader van de persoonsgegevensverwerking door Trefzeker verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Voor vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van persoonsgegevens of de uitoefening van privacyrechten kan contact worden opgenomen via info@tref-zeker.com of 020 - 210 11 16.
2Van wie persoonsgegevens worden verwerkt en hoe deze worden verkregen
Trefzeker verwerkt persoonsgegevens van onder meer potentiële klanten, bestaande en voormalige klanten, abonnees, gebruikers van de online klantomgeving, zakelijke contactpersonen, vertegenwoordigers en medewerkers van zakelijke klanten en personen die via een website, landingspagina of ander communicatiekanaal contact met Trefzeker opnemen.
Persoonsgegevens worden rechtstreeks van de betrokkene zelf verkregen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer iemand een landingspagina of contactformulier invult, telefonisch gegevens verstrekt, een bespaarcheck of energievergelijking aanvraagt, een aanbieding bespreekt, een overeenkomst of abonnement aangaat, gegevens in de online klantomgeving invoert, een energiefactuur verstrekt, een betaling verricht of anderszins met Trefzeker communiceert.
Indien Trefzeker in de toekomst persoonsgegevens uit andere bronnen verkrijgt, zal hij betrokkenen daarover middels deze privacyverklaring informeren voor zover de AVG dat vereist.
3Welke persoonsgegevens worden verwerkt
Welke persoonsgegevens worden verwerkt, hangt af van de relatie met de betrokkene en de dienstverlening waarvan gebruik wordt gemaakt.
Trefzeker kan identificatie- en contactgegevens verwerken, zoals naam, aanhef of geslacht voor zover relevant, e-mailadres, mobiel telefoonnummer, adresgegevens, bedrijfsnaam en functie.
Daarnaast kunnen bedrijfs- en contractgegevens worden verwerkt, waaronder KvK-gegevens, offertes, overeenkomsten, klantstatus, abonnementsgegevens en relevante correspondentie.
Voor energiegerelateerde dienstverlening kan Trefzeker gegevens verwerken over de huidige energieleverancier, het bestaande energiecontract, contractvoorwaarden, tarieven, kosten, gas- en elektriciteitsverbruik, aansluitingen, EAN- of andere aansluitgegevens, verbruikspatronen en energiefacturen.
In verband met betaalde dienstverlening kunnen factuurgegevens, bankrekeninggegevens, betaalgegevens, betaalstatus en gegevens over automatische incasso worden verwerkt.
Indien een betrokkene toestemming geeft voor telefonische commerciële benadering, verwerkt Trefzeker tevens gegevens die nodig zijn om die toestemming te registreren en aan te tonen. Hieronder kunnen vallen het betreffende telefoonnummer, datum en tijdstip van toestemming, de gebruikte campagne of landingspagina, de op dat moment geldende toestemmingstekst, technische registratiegegevens zoals het IP-adres voor zover noodzakelijk, gegevens over sms-verificatie en informatie over een eventuele latere intrekking.
Bij gebruik van websites, landingspagina’s en de online klantomgeving kunnen daarnaast technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, loggegevens, beveiligingsgegevens en cookiegegevens.
4Landingspagina’s, bespaarchecks en telefonische benadering
Trefzeker maakt gebruik van landingspagina’s waarop personen gegevens kunnen achterlaten om te worden benaderd voor een bespaarcheck, energievergelijking of andere duidelijk omschreven energiegerelateerde dienstverlening.
Via dergelijke formulieren vraagt Trefzeker uitsluitend persoonsgegevens die voor het betreffende doel noodzakelijk zijn.
Indien het mobiele telefoonnummer via sms wordt geverifieerd, is het verstrekken van een mobiel telefoonnummer noodzakelijk om de betreffende toestemmingsflow te kunnen voltooien.
Voor zover voor telefonische commerciële benadering voorafgaande toestemming is vereist, vraagt Trefzeker deze toestemming afzonderlijk. Uit de toestemming en de context waarin deze wordt gevraagd, moet voldoende duidelijk blijken door welke onderneming de betrokkene kan worden gebeld en voor welk doel en welke categorie producten of diensten de telefonische benadering plaatsvindt.
Het invullen van een landingspagina of het geven van toestemming voor telefonische benadering leidt niet automatisch tot het aangaan van een betaald abonnement of een andere betaalde overeenkomst.
5Sms-verificatie en bewijs van toestemming
Wanneer een betrokkene toestemming geeft om telefonisch commercieel te worden benaderd, kan Trefzeker het opgegeven mobiele telefoonnummer via sms verifiëren.
De verificatie heeft tot doel vast te stellen dat degene die de toestemming geeft daadwerkelijk toegang heeft tot het opgegeven telefoonnummer. Hiermee wordt voorkomen dat iemand zonder toestemming het telefoonnummer van een ander gebruikt.
Indien de vereiste verificatie niet wordt voltooid, wordt de betreffende toestemming niet als geverifieerd geregistreerd en wordt de betrokkene niet op basis van die onvoltooide toestemming commercieel gebeld.
Trefzeker bewaart voor zover noodzakelijk gegevens waarmee kan worden aangetoond wanneer, op welke wijze en voor welk doel toestemming is gegeven en geverifieerd.
6Energievergelijkingen en bemiddeling
Wanneer een betrokkene gebruikmaakt van een bespaarcheck of energievergelijking, kan Trefzeker aanvullende gegevens over diens energiesituatie opvragen. Het kan daarbij onder meer gaan om gegevens over het bestaande energiecontract, de huidige energieleverancier, contractvoorwaarden, verbruik en kosten.
Trefzeker gebruikt deze gegevens om de energiesituatie te inventariseren, mogelijke besparingen te onderzoeken, aanbiedingen van energieleveranciers te vergelijken en passende aanbiedingen of andere energiegerelateerde mogelijkheden met de klant te bespreken.
Persoonsgegevens worden in deze fase niet zonder noodzaak aan alle mogelijke energieleveranciers verstrekt. Indien de klant een concrete aanbieding van een bepaalde energieleverancier wenst te accepteren, kan Trefzeker de persoonsgegevens en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor het aanvragen en tot stand brengen van het energiecontract aan die energieleverancier verstrekken.
De energieleverancier verwerkt deze gegevens vervolgens voor zijn eigen doeleinden en onder zijn eigen verantwoordelijkheid, voor zover hij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is.
7Abonnement en aanvullende dienstverlening
Trefzeker kan een afzonderlijk betaald abonnement aanbieden. Afhankelijk van de overeengekomen inhoud daarvan kan Trefzeker persoonsgegevens verwerken voor deelname aan collectieve inkooprondes, analysebeheer, verbruiksanalyses, factuurcontrole, toegang tot de online klantomgeving, ondersteuning door een vaste contactpersoon en het aanbieden van voordelen of kortingen op verduurzamingsproducten en/of -diensten.
Voor analysebeheer kunnen gegevens over energieverbruik, aansluitingen en verbruikspatronen worden verwerkt om de klant meer inzicht te geven in zijn energiegebruik.
Voor factuurcontrole verwerkt Trefzeker de door de klant verstrekte energiefacturen en de daarop vermelde gegevens om mogelijke afwijkingen en aandachtspunten te signaleren.
Voor zover deze activiteiten onderdeel vormen van het overeengekomen abonnement, is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
8Online klantomgeving
Trefzeker kan aan klanten of abonnees een online klantomgeving beschikbaar stellen. Binnen deze omgeving kunnen onder meer gegevens worden verwerkt over het klantaccount, energieverbruik, aansluitingen, analyses, facturen, aangevraagde diensten, verduurzamingsinteresse en communicatie met Trefzeker.
Voor de technische beschikbaarstelling van deze omgeving kan Trefzeker gebruikmaken van externe hosting-, software- en platformleveranciers.
9Collectieve inkooprondes
Indien een klant deelneemt aan een collectieve inkoopronde, kan Trefzeker gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om de energiebehoefte of interesse van meerdere klanten te bundelen en aanbiedingen bij één of meer energieleveranciers op te vragen.
Trefzeker verstrekt daarbij niet meer persoonsgegevens aan energieleveranciers dan voor de betreffende fase noodzakelijk is.
Indien voor een concreet aanbod aanvullende gegevens nodig zijn, kan Trefzeker deze bij de klant opvragen.
10Verduurzamingsproducten en gelieerde ondernemingen
Trefzeker kan klanten informeren over verduurzamingsproducten en/of -diensten. De feitelijke levering of uitvoering daarvan kan plaatsvinden door een aan Trefzeker gelieerde onderneming of een andere externe aanbieder.
Indien een klant aangeeft interesse te hebben in een concreet verduurzamingsproduct of een concrete verduurzamingsdienst, kan Trefzeker de contactgegevens en andere voor de aanvraag noodzakelijke gegevens van de klant verstrekken aan de onderneming die het betreffende product of de betreffende dienst aanbiedt. Deze verstrekking vindt plaats wanneer dit noodzakelijk is om op verzoek van de klant een offerte, advies of andere concrete aanvraag te laten verzorgen. Indien de verstrekking niet noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen op verzoek van de klant, vraagt Trefzeker vooraf toestemming voor het delen van de persoonsgegevens.
Wanneer deze partij persoonsgegevens voor zijn eigen dienstverlening verwerkt, treedt zij daarvoor zelfstandig op als verwerkingsverantwoordelijke.
11Doeleinden en grondslagen van de verwerking
Trefzeker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden en op basis van een geldige grondslag als bedoeld in artikel 6 AVG.
Voor het voorbereiden, aangaan en uitvoeren van overeenkomsten verwerkt Trefzeker persoonsgegevens onder meer voor het behandelen van aanvragen, het uitvoeren van energievergelijkingen en bemiddelingsdiensten, het verwerken van gekozen aanbiedingen, het uitvoeren van abonnementen en aanvullende diensten, klantcontact, ondersteuning, facturatie en betalingsverwerking. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het nemen van precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene.
Voor telefonische commerciële benadering en andere verwerkingen waarvoor toestemming noodzakelijk is, baseert Trefzeker de verwerking op de door de betrokkene gegeven toestemming.
Trefzeker verwerkt persoonsgegevens tevens voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en administratieve verplichtingen.
Daarnaast kan Trefzeker persoonsgegevens verwerken op grond van zijn gerechtvaardigde belang bij de beveiliging en goede werking van zijn systemen en dienstverlening, fraude- en misbruikpreventie, het onderzoeken van incidenten, bewijsvoering, de bescherming en uitoefening van juridische rechten en zorgvuldig klant- en relatiebeheer voor zover dit volgens de toepasselijke regelgeving is toegestaan.
12Ontvangers en externe dienstverleners
Trefzeker kan persoonsgegevens verstrekken aan of laten verwerken door derden indien dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, de bedrijfsvoering of de naleving van wettelijke verplichtingen.
Het kan daarbij onder meer gaan om energieleveranciers, aanbieders van verduurzamingsproducten en/of -diensten, CRM- en softwareleveranciers, hosting- en cloudleveranciers, aanbieders van de online klantomgeving, e-mail- en communicatiedienstverleners, leveranciers van sms-verificatie, betaaldienstverleners, banken, boekhoudsoftwareleveranciers, accountants, administratieve dienstverleners, IT-dienstverleners, juridische adviseurs en bevoegde overheidsinstanties.
Voor zover een externe partij persoonsgegevens uitsluitend namens Trefzeker verwerkt, maakt Trefzeker waar nodig afspraken over onder meer vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking in opdracht, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.
Wanneer een derde persoonsgegevens voor zijn eigen doeleinden verwerkt, is die partij zelfstandig verantwoordelijk voor de naleving van de AVG ten aanzien van die verwerking.
13Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Trefzeker kan gebruikmaken van externe dienstverleners die persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of vanuit een land daarbuiten toegankelijk maken.
Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, vindt dit uitsluitend plaats indien daarvoor een rechtsgeldige doorgiftegrondslag bestaat. Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn, deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework voor zover van toepassing, het gebruik van goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegestane waarborg.
Betrokkenen kunnen Trefzeker verzoeken om nadere informatie over de waarborgen die voor een dergelijke doorgifte worden gebruikt.
14Bewaartermijnen
Trefzeker bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, tenzij een wettelijke verplichting of ander gerechtvaardigd belang langere bewaring rechtvaardigt.
Klant- en contractgegevens worden gedurende de looptijd van de betreffende overeenkomst bewaard en daarna voor zover noodzakelijk voor administratie, bewijsvoering, geschillenafhandeling en de bescherming of uitoefening van juridische rechten.
Facturen, betaalgegevens en andere gegevens die onderdeel vormen van de wettelijke administratie worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.
Energie-, verbruiks-, aansluit- en factuurgegevens die voor analysebeheer of factuurcontrole worden verwerkt, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de uitvoering van die dienstverlening en de daarmee samenhangende administratieve en bewijsdoeleinden.
Gegevens waarmee toestemming voor telefonische commerciële benadering wordt aangetoond, worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om de toestemming te kunnen gebruiken en de rechtmatigheid van de telefonische benadering aan te kunnen tonen. Trefzeker hanteert daarbij niet zonder meer een vaste automatische vervaltermijn. De bruikbaarheid van de toestemming wordt beoordeeld aan de hand van de inhoud en context waarin deze is gegeven, het doel waarvoor zij wordt gebruikt en de toepasselijke regelgeving.
Indien een betrokkene de toestemming intrekt of bezwaar maakt tegen verdere commerciële benadering, kan Trefzeker beperkte gegevens over deze afmelding blijven bewaren voor zover dit noodzakelijk is om de afmelding te respecteren en te voorkomen dat de betrokkene opnieuw ongewenst wordt benaderd.
Persoonsgegevens uit niet-voltooide aanvragen en technische loggegevens worden uitsluitend bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het betreffende doel, waaronder beveiliging, storingsonderzoek, fraudepreventie of bewijsvoering.
15Verplichte verstrekking van persoonsgegevens
Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn om een gevraagde dienst te kunnen uitvoeren of een overeenkomst te kunnen aangaan. Indien noodzakelijke contact-, energie-, contract- of betaalgegevens niet worden verstrekt, kan Trefzeker de betreffende dienstverlening mogelijk niet of niet volledig uitvoeren.
Persoonsgegevens die uitsluitend op basis van toestemming worden verwerkt, hoeven niet verplicht te worden verstrekt. Het niet geven of intrekken van toestemming kan wel tot gevolg hebben dat de verwerking waarvoor die toestemming nodig is niet kan plaatsvinden.
16Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Trefzeker maakt geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming als bedoeld in artikel 22 AVG waaraan voor betrokkenen rechtsgevolgen zijn verbonden of die hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
Persoonsgegevens kunnen wel geautomatiseerd worden geanalyseerd of gestructureerd om bijvoorbeeld inzicht te geven in energieverbruik, verbruikspatronen of mogelijke besparingsmogelijkheden. Dergelijke analyses ondersteunen de dienstverlening, maar leiden niet zonder menselijke tussenkomst tot besluiten die voor betrokkenen rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.
Indien Trefzeker in de toekomst wel dergelijke geautomatiseerde besluitvorming toepast, zal hij betrokkenen daarover vooraf informeren overeenkomstig de AVG.
17Beveiliging van persoonsgegevens
Trefzeker treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, vernietiging, ongeoorloofde wijziging, ongeoorloofde verstrekking en ongeoorloofde toegang.
Deze maatregelen worden afgestemd op de aard en omvang van de verwerking en de daarmee samenhangende risico’s en kunnen onder meer bestaan uit toegangsbeveiliging, autorisatiebeheer, beveiligde verbindingen, professionele hosting, back-ups, logging, beperking van toegangsrechten en afspraken met externe leveranciers.
18Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben, voor zover aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden is voldaan, het recht op informatie, inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Indien persoonsgegevens op basis van toestemming worden verwerkt, kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken.
Een verzoek kan worden ingediend via info@tref-zeker.com.
Trefzeker kan aanvullende informatie vragen indien dit noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.
Trefzeker reageert in beginsel binnen één maand op een verzoek. Indien de AVG dit toestaat, kan deze termijn wegens de complexiteit of het aantal verzoeken met maximaal twee maanden worden verlengd. De betrokkene wordt daarover binnen één maand geïnformeerd.
19Intrekken van toestemming en bezwaar tegen direct marketing
Een betrokkene kan een gegeven toestemming voor telefonische of andere commerciële benadering op ieder moment intrekken.
Indien persoonsgegevens op een andere grondslag voor direct marketing worden verwerkt, kan de betrokkene daartegen op ieder moment bezwaar maken.
Na intrekking of bezwaar beëindigt Trefzeker de betreffende commerciële verwerking. Een verzoek om niet langer telefonisch te worden benaderd wordt geregistreerd zodat dit in toekomstige belprocessen kan worden gerespecteerd.
Intrekking van toestemming tast de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden niet aan.
20Verdere verwerking voor andere doeleinden
Indien Trefzeker persoonsgegevens voor een ander doel wil verwerken dan het doel waarvoor deze oorspronkelijk zijn verzameld, beoordeelt hij vooraf of daarvoor een geldige grondslag bestaat en of de verdere verwerking verenigbaar is met het oorspronkelijke doel.
Indien Trefzeker persoonsgegevens voor een ander doel wil gebruiken dan waarvoor deze oorspronkelijk zijn verzameld, beoordeelt Trefzeker vooraf of dit nieuwe doel verenigbaar is met het oorspronkelijke doel en of voor de verdere verwerking een geldige grondslag bestaat. De betrokkene wordt vóór de verdere verwerking over het nieuwe doel geïnformeerd. Indien voor de verdere verwerking een nieuwe toestemming nodig is, vraagt Trefzeker deze toestemming voordat de persoonsgegevens voor het nieuwe doel worden gebruikt.
21Cookies en vergelijkbare technieken
De websites, landingspagina’s en online klantomgeving van Trefzeker kunnen gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.
Voor strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken, waaronder technieken die nodig zijn voor de werking of beveiliging van de website of voor een door de gebruiker uitdrukkelijk gevraagde functionaliteit, is geen voorafgaande toestemming vereist.
Voor niet-noodzakelijke analytische, marketing-, tracking- of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming is vereist, vraagt Trefzeker vooraf toestemming.
Nadere informatie over de gebruikte cookies, doeleinden, aanbieders en bewaartermijnen wordt waar nodig verstrekt via een cookie-instellingenscherm.
22Klachten en toezicht
Een betrokkene die van mening is dat Trefzeker persoonsgegevens in strijd met de toepasselijke privacywetgeving verwerkt, kan daarover contact opnemen met Trefzeker.
Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
23Wijzigingen van deze privacyverklaring
Trefzeker kan deze privacyverklaring wijzigen indien wijzigingen in de bedrijfsvoering, dienstverlening, gebruikte systemen, samenwerkingspartners of toepasselijke wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven.
De meest actuele versie wordt via de website van Trefzeker beschikbaar gesteld.
Indien een nieuwe of gewijzigde verwerking niet kan worden gebaseerd op een reeds bestaande geldige grondslag, zal Trefzeker vooraf een passende grondslag vaststellen en, indien noodzakelijk, opnieuw toestemming vragen.